Kunnossapitostrategian toteuttamiseksi tarvitaan resursseja järjestelmien, osaamisen ja laitteiston sekä henkilöstö- sekä alihankinnan muodossa. Valittu strategia usein lukitsee tiettyjen menetelmien käytön ja määrätyn kustannustason. Lopulta mikäli resurssien allokointi – käytännön osaaminen, henkilöstö tai tarvittavat työkalut – eivät vastaa strategian vaatimuksia, joudutaan ylipääsemättömiin ongelmiin.
Kunnossapidon strategia ja sen vaatimukset
Kaikille järjestelmille ja ekosysteemeille on tunnusomaista jatkuva uudistuminen ja kehittyminen, joka ihmisestä usein tuntuu hengästyttävältä muutokselta. Organisaatiossa tykästytään nykytilaan ja ihmiselle muutos voi merkitä asioiden kehittymistä heikompaan suuntaan, koko organisaatiolle kehittymättömyys ja stabiiliolotila tarkoittaa että muiden kehittyessä, sen suhteellinen hyvyys heikkene jatkuvasti. Kunnossapito perinteisesti pyrkii ylläpitämään nykytilannetta, ehkä mahdollisesti ennakoimaan heikkenevää kehitystä ja varovaisesti parantamaan yksityiskohtia eri kohteissa. Vaikka yrityksen strategiassa määritellään korkeat tavoitteet, niiden jalkauttaminen kunnossapidon käytänteisiin voi olla haastavaa perinteisten ongelmien resurssienpuutteen ja aikataulujen vuoksi.
Strategian vaatiessa jatkuvaa uudistamiskykyä, kunnossapidon tavoitteena ei voi olla laitteistojen nykytilan säilyttäminen. Kunnossapidon perinteinen määritelmä (esim. vanha SFS-EN 13306, tai huomattavasti modernimpi uusi EN 16646), jonka mukaan kunnossapito ylläpitää tai palauttaa kohteen toimintakyvyn on täysin vanhentunut. Modernin kunnossapidon tulee keskittyy laitteistojen käyttövarmuuden parantamiseen ja käyttökustannusten optimointiin. Vikatilanne on strateginen katastrofi, joka vaatii aina erityistä huomiota eikä pelkästään suorien vaan erityisesti aiheuttamiensa epäsuorien kustannusten vuoksi.
Vikatilanteessa kunnossapito-organisaation huomio keskittyy laitteiston toimintakyvyn palauttamiseen, joka vaatii erilaista strategista osaamista kuin kehittäminen, erilaisia työkaluja ja työmenetelmiä ja ennen kaikkea sotkee aikataulut ja suunnitelmat todelliselta pitkäjännitteiseltä kunnossapidon toimenpiteiltä.
Strategisena tavoitteena jatkuva kehittyminen
Shakkipelissä nappuloiden ominaisuudet ovat yksinkertaisempia kuin reaalielämän kunnossapidon shakissa.
Kun kunnossapidossa keskitytään laitteistojen käyttövarmuuden jatkuvaan parantamiseen ja kustannusten hallintaan ennakoivasti, siinä käytännössä tehdään strateginen valinta huomisen kilpailukyvyn puolesta. Ymmärrettävästi se ei ole ainoa toimiva strategia mutta usein pitkällä tähtäimellä ainoa kustannustehokas.
Valittaessa kunnossapidon strategiaa, tulee tunnistaa organisaation nykytilanne, käytössä olevat resurssit nyt ja tulevaisuudessa, mahdollisuudet kehittää kunnossapitoa sekä toimintaympäristön vaatimukset. Unohtaa ei myöskään sovi henkilökohtaisia toiveita ja pelkoja omasta työpaikastaan tai urakehityksestään.
Päätökset ja valinnat tehdään aikataulussa – tulosten kustannuksella
Organisaation nykytilanne asettaa kunnossapidolle erilaisia vaatimuksia riippuen henkilöstöresursseista, käytössä olevista osaamisresursseista sekä aika ja toimivalta-asioista. Käytössä olevat resurssit nyt ja tulevaisuudessa rajoittavat päätöksentekijöiden ajattelua automaattisesti ja usein tiedostamatta. Kiiretilanteessa valintojen ja ratkaisujen oletetut vaatimukset ja opettelukustannukset tekevät uusista ja tuntemattomammista ratkaisuista hankalia ja kustannustehottomia. Toimintaympäristön paineet, henkilöstöresurssien kiire ja osaamisen pienetkin rajoitteet kaventavat valintojen määrää, jolloin ratkaisuissa suositaan nopeita korjauksia kestävien ratkaisujen sijaan.
Kunnossapidon järjestämisen strateginen valinta tehdään usein ensi vaiheessa ulkoistuksesta ja sisäistyksesta, ja kokonaisuutta ajatellaan suorien kustannusten kautta. Usein epäsuorat kustannukset ja strategisten valintojen aiheuttamat rakenteelliset kustannukset jäävät tunnistamatta, jolloin ulkoistus- tai sisäistyspäätös pohjautuu vääriin premisseihin ja oletusarvoihin, ja lopputulos on harvoin sitä mitä odotetaan.
Kunnossapidon strategian valinta
Kunnossapidon strategiaa määriteltäessä on lähtökohtaisesti valittava mitä tehtävää kunnossapito palvelee eli mitä tavoitteita kunnossapidolle asetetaan. Organisaatio määrittelee sisäisesti miten kunnossapito toimii ja valinta on pääsääntöisesti reagoivan ja ennakoivan kunnossapidon välillä. Se käytännössä tarkoittaa resurssien jakamista korjaamisen ja seurannan välillä, mutta myös sen välillä ostetaanko suoraan uudet laitteistot vikaantuneiden tilalle ja korjataanko laitteistoja ollenkaan. Käytön kannalta pyörien pyörimässä pitäminen saattaa eräissä kohteissa tarkoittaa varalaitteistojen ylläpitoa ja vikatilanteessa laitteiston pikaista vaihtamista odottavaan kunnostettuun laitteistoon.
Laitteistot jaotellaan niiden vikaantumisen aiheuttaman keskeytyksen perusteella eli tärkeytensä perusteella eri kategorioihin ja lopulta eri kunnossapitomenetelmien piiriin. Yleisesti vain kalliita laitteita seurataan ennakoivasti ja edullisempia vaihdetaan vikatilanteessa. Nämä ovat kuitenkin vain lähinnä seurauksia muista strategisista päätöksistä. Oleellista on keskittyä organisaatioon ja organisaation tavoitteisiin.
Uudet strategiset mahdollisuudet – intressien sitominen
Mikäli strategiassa on määritelty että laitteiston käyttövarmuuden on parannuttava, on loogista että laitteiston käyttövarmuusasteeseen sidotaan vastuullisen organisaation ansaintalogiikka. Tämä voi tarkoittaa teollisuusvaihteen valmistajan sitomista vaihteen toimintavarmuuteen, eli vuosi hinnan sitomista vaihteen toiminta-asteeseen – ostohinnan jaksottaminen käytön soveltuvalle aikajanalle käyttövarmuusprosenttiin, esim. 99,00 % tarkoittaa 50% ohjevähittäishinnasta ja 99,9999% tarkoittaa 110% ohjevähittäishinnasta, luo automaattisen kannusteen tuottaa kestävä ja toimiva laite.
Kunnossapidon ulkoistuksessa usein tehty virhe aiheuttaa kustannus- ja käyttövarmuuden kannalta aivan kestämättömän tilanteen: edullinen normaalitoimintaan yhdistetään vikaantumistilanteiden tuntityöt ja tavanomaiset lisät, jolloin luodaan kunnossapitoa hoitavalle toimijalle kannuste laiminlyödä ennakoiva kunnossapito ja määritellä normaalikunnossapitoon vain hyvin ylimalkaiset ja perinteiset työt.
Öljyn käyttö strategisesti kestävällä tavalla
Voitelu-, voimansiirto-, eristys- ja lämmönsiirtoöljyn käyttö strategisesti kestävällä tavalla, tarkoittaa juuri intressien uudelleen harkintaa. Perinteisesti öljy on nähty kulueränä, jossa yhdestä putkesta tullut tuote on matkannut järjestelmän lävitse ja muodostanut jäte-erän saapuessa toiselle puolelle. Öljyn myyjän kannalta tilanteessa on etunsa: öljyä kuluu aina pyörien pyöriessä ja kulusta muodostuu vähän kuin arvonlisävero toiminnantaloudelle.
Kuten verojakin, toimintaa uudelleen suunnittelemalla näennäisen kiinteitä öljykuluja voidaan leikata vaarantamatta kustannustasoa tai laitteistoja. Ensimmäinen edellytys on että näiden kulujen leikkaukseen on intressejä omalla henkilöstöllä sekä alihankkijoilla. Valvonta ja byrokratia harvoin toimii kustannusten leikkauksessa, silloin nimittäin valvontaan kuluu se mitä muuten voitetaan. Esimerkiksi oman työtiimin palkkauksen tai alihankkijan ansaintalogiikan sitominen yllättävien kulujen kehitykseen ovat pieniä mutta toimivia esimerkkejä miten luodaan kannusteita pitkäjännitteiselle kehittämiselle.
Öljyn kulutuksesta siirryttäessä öljyn käyttöön, puhutaan tarkalleen ottaen siitä mitkä aliprosessit omissa öljyä tarvitsevissa prosesseissa aiheuttaa öljyn kulumista. Näiden prosessien tunnistaminen, niihin puuttuminen kustannustehokkaasti ja soveltuva jatkuva valvonta ovat onnistumisen edellytyksiä. Onnistuminen edellyttää myös öljyn lähtötilanteen selvitystä.
Öljyn käyttöön liittyy kuitenkin huomattavia asenteellisia kysymyksiä, intuitiivisesti moni käyttäjä pitää uutta purkista tullutta tavaraa kuitenkin uutena ja hienona. Samoin kuin auton oven sulkemisesta syntyvä ääni luo laatumielikuvan autosta, samoin öljyn näennäinen väri ja kirkkaus luo mielikuvan laadusta. Todellista laatua metsästettäessä on kuitenkin mentävä pintaa syvemmälle ja öljyn kanssa se edellyttää strategista valintaa.